CEO deed drie maanden email-Naikan

幸福ニュース（しあわせニュース）第666号　2015年11月12日© Shinko Oyama

 "Ik wilde Naikan per email doen omdat ik alles wat ik in de intensieve Naikanweek geleerd had ook in het dagelijks leven wilde kunnen toepassen. Daarom wilde ik Naikan blijven inoefenen tot het een gewoonte zou worden. Ik had schrik dat mijn ervaring met Naikan anders  beperkt zou blijven tot een louter verstandelijke kennis over Naikan.

Ik had eerder deelgenomen aan een week intensieve Naikan omdat ik zoekende naar wat me te doen stond om de resultaten van mijn bedrijf te verbeteren. Ik wortelde ook met de vraag hoe ik er kon toe bijdragen dat ons personeel met hun volle zin en inzet zou kunnen werken en leven.

In het begin van mijn week Naikan vond ik dat het teveel over mijn gezinsleden en familie ging en dat er geen verband was met mijn bedrijf, maar naarmate ik wat dieper begon te gaan in Naikan begon ik in te zien dat je niet kan verwachten dat iemand die nog niet eens in staat is om zijn gezin en familie gelukkig te maken dat wél zou kunnen met zijn personeel, en dat was voor mij een belangrijk inzicht.

Men zegt dat het in het algemeen wel een drietal maanden duurt om iets aan te leren of om een gewoonte te veranderen, en dat maakte dat ik van meetafaan besliste om hoe dan ook drie maanden email-Naikan vol te houden.

Ik maakte voor mezelf telkens een maandprogramma voor mijn email-Naikan op. Ik plande dat ik elke dag na het werk tussen 18 u en 19 u intensief met Naikan bezig zou zijn. Op dagen waarop dat niet mogelijk was omdat ik op reis was voor het werk, en op zaterdagen, zou ik alleen maar de belangrijkste punten kort noteren, en dan zou ik de dag erna mijn email betreffende die twee of drie dagen uitschrijven. Door het zo te plannen kon ik er met een gerust hart aan beginnen.

De eerste maand hernam ik de inhoud waarover ik tijdens de intensieve week Naikan reeds gereflecteerd had : moeder, vader, mijn echtgenote, mijn tweede zoon, en mijn jongere broer. Tijdens mijn Naikanweek had ik de instructie gekregen dat ik mij bij de derde vraag, "hoe ben ik X tot last geweest?" in de schoenen van de andere moest plaatsen. Ik dacht dat ik dat goed begrepen had. Maar na mijn mail over de Naikan over mijn moeder kwam van meester Ohyama een mail terug met de suggestie dat ik mij misschien eens moest proberen in te leven in de beleving van de andere persoon. Die opmerking deed mij beseffen dat ik toch nog veel te leren had op het gebied van Naikan.

Een voordeel van Naikan per mail is dat je bijvoorbeeld met de antwoorden op de eerste vraag, "Wat heb ik gekregen?" eerst alle feiten die je je herinnert kunt noteren, en dan de volgorde van de feiten chronologisch juist kunt zetten zodat er meer samenhang zichtbaar is. Wanneer je dan zoekt naar antwoorden op de vraag "Hoe ben ik tot last geweest?" dan kan je verbanden leggen met de antwoorden op de eerste vraag en komen er herinneringen bij betreffende feiten die voorafgingen aan, of volgden op, de feiten die je reeds noteerde. Dat was voor mij een hulp om dieper te kunnen reflecteren.

Tijdens de tweede maand deed ik Naikan over een tiental medewerkers waarmee ik de laatste tijd maar moeilijk tot een geslaagde communicatie kon komen.

Ik voelde daarbij wel een verschil met de Naikan over familie- en gezinsleden. Omdat ik met de medewerkers enkel tijdens de werkuren contact had deed ik Naikan over telkens een periode van 10 jaar, en dat maakte het voor mij heel moeilijk om mij zaken chronologisch te herinneren. Ik liet mij hun personeelsdossiers bezorgen zodat ik mijn geheugen kon opfrissen over wat er allemaal gebeurd was en wat hun rol daarin geweest was,  en ook om terug op te roepen welke acties ik zelf met betrekking tot die personen ondernomen had. Zo kon ik mij in hun standpunt inleven en dieper reflecteren over wat die personen op die momenten zelf zouden kunnen gevoeld hebben.

Dit proces  vormde voor mij een heel belangrijke aanwinst omdat ik de zaken die ik tijdens Naikan over die medewerkers gevoeld had op een rijtje kon zetten en kon bedenken welke acties ik hierna zou kunnen nemen om daar iets mee te doen.

Ik leerde ook om op een andere manier om te gaan met problemen met klanten. Ik heb geleerd om hierover met mijn medewerkers te overleggen:  "OK, het is belangrijk dat we onderzoeken hoe het tot dit probleem is kunnen komen, maar hebben wij ons genoeg in de plaats van de klant geplaatst?  Met welk gevoel heeft deze klant zich met deze klacht aangeboden?  Laat ons daar samen over nadenken, en dan ben ik er van overtuigd dat we een weg vinden om dit probleem op te lossen." 

Tijdens de derde maand ging het opnieuw over mijn gezinsleden: onze oudste zoon, mijn echtgenote en onze tweede zoon. Als ik de Naikan over mijn echtgenote en onze tweede zoon tijdens de intensieve Naikanweek meetel was dat dus de derde keer dat ik over hen Naikan deed.

Vooral betreffende onze tweede zoon kwam ik tijdens deze tweede email-Naikan over hem tot het besef dat het feit dat hij niet even actief kan zijn als andere mensen te wijten is aan een ziekte. In mijn mail schreef ik betreffende "hoe ik hem tot last geweest" was, en over hoe ik in het vervolg zou  handelen, en ik drukte daarin mijn gemeende spijt uit over wat ik in het verleden in dit verband fout gedaan had, en hoe ik mij voelde betreffende mijn houding in de toekomst. Toen ik van meester Ohyama een mail terugkreeg met daarin welgemeende aanmoediging en hartverwarmende woorden van steun en begeleiding kreeg ik tranen in de ogen. 

Intussen is mijn intensieve Naikanweek nu reeds vier maanden geleden. Dat ik Naikan ben blijven doen is mede te danken aan de goede begeleiding van meester Ohyama die mij na elk van mijn onhandig geschreven mails de volgende dag een mail terugstuurde met zeer betekenisvolle  woorden van steun en met warme en hartelijk aanmoedigende commentaar. Hartelijk dank hiervoor.

Dank zij de intensieve Naikan en de Naikan per mail ben ik zowel thuis als op mijn werk ten goede veranderd, en dat heeft reeds op verschillende vlakken vruchten voortgebracht.

Thuis ga ik nu geregeld met onze tweede zoon een wandeling maken, en waar ik vroeger boos of streng op iets zou gereageerd hebben zeg ik nu wat ik er van denk en tegelijk vraag ik hoe iedereen er over denkt. De sfeer thuis is nu veel beter.

Op het werk zou ik vroeger nooit iemand geprezen hebben. Ook al had een van de medewerkers bijvoorbeeld een mooie deal onderhandeld met een klant, dan vond ik daarvan dat het normaal was, "want het was toch zijn job?"  Nu moedig ik mijn mensen veel meer aan: "Dat heb je knap gedaan, dank je!" ook al gaat het over iets kleins. Vroeger hadden we te weinig bestellingen maar voor de eerste helft van het boekjaar zitten we nu reeds aan 120% van de bestellingen die we gebudgetteerd hadden.

Ik wil besluiten met een gelofte aan mezelf. Om van de rest van mijn leven iets goeds te maken zal ik het kapitaal aan inzichten die ik tijdens Naikan verworven heb ten volle blijven aanwenden in functie van het geluk van iedereen, in mijn gezin en familie, en iedereen op het werk.